Sunday, November 11, 2012

在工作中學習 -- 業務與行政經驗談

    陳心心是我這半年來認識的好朋友,她性格溫暖,善良、積極而有創造力。她在介壽國中畢業後,就讀育達商職,之後從二技的商業系畢業後,在義大利品牌代理工作一年餘,在美國牛仔品牌工作九年後,轉入彩虹愛家生命教育協會工作。在這近十年來,她的工作經歷,可能與許多在服務業、批發零售業的業務與行政人員相似。
學習經歷
    在育達時就讀的是保送甄試班,學習目標是再升學,所以主要的學習科目包括會計、經濟、數學、國文、英文、計算計概論。其他在職業類科班級的同學,升學不是主要考量,會比較少上一些知識課程,多一些國貿等課程。
    在二技的時間,心心較感興趣的是行銷學、廣告行銷學,這些課程因為有放廣告等影片,所以較為活潑。心心較有印象的,包括在AC Nelson 的實習,大約兩到三天,做電訪人員。她認為這樣的習實,可以看到公司內部的環境、氣氛、工作常態,可以幫助學生決定是否要在這樣的公司/產業工作。
    二技的兩年之內,心心的重心放在打工、系學會上,辦活動(例如迎新)花她較多時間,也是主要和同學接觸的管道。辦活動的籌備經驗,對心心而言較上課更印象深刻些。
    雖然在小時候曾經有美術和繪畫的興趣,而且在1998、1999,主動到北藝大、台灣影藝學院進修電影傳達的課程,但心心最後並沒有在這方面深造,但一直都是她的興趣。
工作經歷
    在義大利服裝代理工作的一年餘之間,學得較少,因為這個公司規模較小,比較缺乏制度和管理方法。
    在美國牛仔服飾品牌工作的九年內,心心擔任業務行政約6年,業務專員約3年。主要經歷和學習包括:
  1. 時間管理、作業流程、跨部門溝通合作。
  2. 寫公文、巡櫃、盤點、結帳、和直營商、經銷商溝通。
  3. 調查門市實際情況,編輯營運管理流程手冊。
  4. 對門市提供服務的建議(例如陳列、介紹方法),解說公司辦活動的各方案細節。
  5. 在業務的期間,雖然有業績壓力,但心心總是對經銷商維持坦誠,所以得到店長們的信賴,他們不會告訴別的業務的事,常願意告訴心心。
  6. 在進入非營利組織之後,心心除了大量閱讀該領域的相關知識,也在試著將企業界的管理、行銷、流程等作法,帶進非營利機構。
  7. 業務需要較常加班,包括六日也要巡櫃,這是心心離開的主要原因。
工作和學習關係分析
  1. 在學校所學,關於商管的知識,對於後來工作的幫助不大。經濟學是完全不會用到的,會計會用到一些。
  2. 在工作上,真正很有用的,是主管教導的經驗和做事方法。「社會大學」這個詞十分貼切。
  3. 牛仔品牌工作中,長官會將不同部門職員混合編組,要他們去看競爭對手,或其他消費者品牌,進行研究和討論,將別的公司好的作法帶入公司。
綜合討論
    在心心的職業生涯中,大致上看到台灣不少行政人員、業務人員的工作實況。大致上而言,這樣的工作,似乎需要的條件包括:「加減乘除、聽說讀寫(中文)、人格品德、閱讀思考、互動態度」。有這些基本的能力,大致上他們就能完成工作。
    也許,更多的專業能力會是好事,例如資訊能力、品管知識…可能讓他們成為能力更廣的行政,甚至負擔起一些額外的功能。如果擅長創意、能夠洞察問題,他們也可能成為主管,幫公司進步與茁壯。
    似乎不太能挑出一門或幾門課是對這些行政人員非常有用的專業科目。基礎的行政,確實是在企業中練習,比在學校中傳授有效。對企業中多數行政人員而言,態度和基本能力可能是重點,在就業前,多少的專業學歷,差別不大;在就業後,他看到哪個方面,想深入學習,再去研習相關知識,可能是務實的作法。

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